Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

Trafexa Nordic AB äger och driver Plockivo och är personuppgiftsansvarig för webbplatsen, den egna kontoadministrationen, support och säkerheten i tjänsten.

När en butik eller arbetsgivare använder Plockivo för sina kunder, medarbetare, inköpsmandat och order ansvarar den organisationen för sin behandling. Trafexa Nordic behandlar sådana verksamhetsuppgifter för organisationens räkning enligt dess instruktioner. Kontakta även butiken eller din arbetsgivare om deras behandling. Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar behandling för en kundorganisations räkning separat från denna information.

2. Vilka uppgifter används och varifrån kommer de?

• Konto och säkerhet: e-postadress, användar-ID, verifieringsstatus, skyddade lösenordsuppgifter, tvåstegsverifiering, inloggningssessioner och behörigheter.
• Företagsrelation och köp: organisationstillhörighet, kund- och projektkoppling, inköpsmandat, varukorg, orderrader, referenser, attest, utlämning och betalningsavstämning. Uppgifter kan kopplas till den användare som utfört en åtgärd.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, tidpunkt, begärd resurs, webbläsaruppgifter och fel- eller säkerhetsinformation som uppstår vid kommunikation med driftleverantörerna.
• Kontakt: de uppgifter du lämnar när du kontaktar oss.

Uppgifterna kommer från dig, från butikens eller arbetsgivarens behöriga administratörer och från användningen av tjänsten. Lämna inte känsliga personuppgifter, personnummer eller andra personers privata uppgifter i orderreferenser, importer eller supportmeddelanden.

E-postadress och inloggningsuppgifter behövs för att skapa och använda ett personligt konto. Verifierad e-post och, för vissa åtgärder, tvåstegsverifiering är nödvändiga för åtkomst. Om du inte lämnar dessa uppgifter kan kontofunktionerna inte tillhandahållas. Vilka uppgifter som krävs för ett företagsinköp beror på butikens inställningar och ditt mandat. Tjänsten riktar sig till användare i företagsverksamhet och är inte utformad för barn.

3. Varför behandlas uppgifterna?

Personligt konto och begärda funktioner

För att skapa och administrera kontot, verifiera e-post, återställa åtkomst och tillhandahålla tjänsten. Grunden är att fullgöra avtalet med dig när du är avtalspart, enligt artikel 6.1 b i GDPR.

Företagskontakter, support och säker drift

För att hantera företagsrelationer och support, förhindra missbruk, felsöka och skydda konton och organisationers uppgifter. Grunden är vårt berättigade intresse av en säker och fungerande företagstjänst, enligt artikel 6.1 f. Vi väger detta mot din integritet.

Organisationens inköps- och administrationsflöden

För att tillhandahålla organisationens valda funktioner och spårbarhet. Den ansvariga butiken eller arbetsgivaren fastställer ändamål och rättslig grund för sin behandling; Trafexa Nordic agerar enligt dess instruktioner.

Rättsliga skyldigheter och anspråk

Uppgifter kan behöva behandlas för att fullgöra en tillämplig rättslig skyldighet, artikel 6.1 c, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk med stöd av ett berättigat intresse.

Denna information är inte en begäran om generellt samtycke. Vi använder inte uppgifterna för annonsprofilering i Plockivo.

4. Vem kan ta del av uppgifterna?

Åtkomsten begränsas efter organisation, roll och arbetsuppgift. Behöriga personer hos din butik eller arbetsgivare kan se de uppgifter som ingår i deras mandat. Orderunderlag och exporter kan lämnas till den aktuella organisationen för dess administration.

Leverantörernas åtkomst och uppgifter beror på vilken funktion som används. Att du besöker en publik sida innebär exempelvis inte att ett företagsköp skapas.

Uppgifter kan även lämnas till en myndighet när en tillämplig skyldighet kräver det. Vi säljer inte personuppgifter.

5. Behandling utanför EU/EES

Driftleverantörer kan vara internationella och behandling, exempelvis supportåtkomst, kan innebära överföring utanför EU/EES. Vid en sådan överföring krävs stöd enligt GDPR, exempelvis ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler och nödvändiga kompletterande skydd. Kontakta oss för information om vilka mottagare, länder och skydd som gäller för din behandling och hur du får en kopia av skyddsåtgärderna.

6. Hur länge finns uppgifterna kvar?

Konto och behörigheter

Kontorelationen, aktuell åtkomst och ett eventuellt kvarstående säkerhets- eller rättsligt behov styr bevarandet. Att ett mandat upphör är inte samma sak som att hela det personliga kontot avslutas.

Order och avstämning

Ansvarig organisations instruktioner, affärshändelsens dokumentationsbehov och tillämpliga bevarandekrav styr. Begäran om radering måste skiljas från en annullering, retur eller ekonomisk rättelse.

Support, loggar och säkerhetskopior

Ärendets ändamål, drift- och säkerhetsbehov samt leverantörernas faktiska lagringscykler avgör vad som finns kvar. En radering i en aktiv vy innebär inte omedelbar radering ur en säkerhetskopia.

Kontouppgifter behövs medan kontot används och därefter endast i den utsträckning det finns ett kvarstående berättigat ändamål eller krav på bevarande. Lagring bedöms utifrån kontorelationen, säkerhetsbehov, tillämpliga lagkrav och eventuella rättsliga anspråk.

Verksamhetsuppgifter som order, attest och avstämningshistorik hanteras enligt den ansvariga organisationens instruktioner och bevarandekrav. Att återkalla ett mandat eller logga ut raderar inte tidigare affärshändelser. Vissa historikposter är skyddade mot ändring för att bevara spårbarhet; en rättighetsbegäran behöver därför bedömas per uppgift.

Tekniska loggar och säkerhetskopior omfattas av respektive driftleverantörs inställningar och lagringscykler. Det finns ingen gemensam automatisk raderingsfrist för alla kategorier i tjänsten. Kontakta oss om du vill avsluta kontot, begära radering eller få närmare information om lagring för dina uppgifter.

7. Dina rättigheter

Du har rättigheter enligt GDPR. Vilka som kan utövas i det enskilda fallet beror på ändamålet, den rättsliga grunden och eventuella skyldigheter att bevara uppgifterna.

Tillgång och information

Begär besked om dina personuppgifter behandlas och en kopia av de uppgifter som omfattas, tillsammans med information om behandlingen. Andra personers uppgifter kan behöva skyddas i svaret.

Rättelse

Begär att felaktiga personuppgifter rättas eller att ofullständiga uppgifter kompletteras. Rättelse av en uppgift är inte samma åtgärd som att ändra en redan registrerad affärshändelse.

Radering och begränsning

Begär prövning av om uppgifterna ska raderas eller deras användning begränsas. Vissa uppgifter kan behöva bevaras för en rättslig skyldighet eller ett rättsligt anspråk.

Invändning

Invänd mot behandling som grundas på ett berättigat intresse. Vi bedömer då om det finns tillräckliga skäl att fortsätta den berörda behandlingen.

Dataportabilitet

När förutsättningarna är uppfyllda kan du få ut de personuppgifter du lämnat i ett strukturerat format. Det är skilt från att exportera hela organisationens katalog eller orderregister.

Återkalla samtycke

Om en viss behandling grundas på ditt samtycke kan du återkalla det. Det påverkar inte lagligheten i behandlingen före återkallelsen. Plattformens nödvändiga konto- och säkerhetsfunktioner grundas inte på ett generellt samtycke.

Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) utan att först kontakta oss.

8. Kamera, automatiska kontroller och cookies

Kameran används endast när du själv aktiverar skanning och tillåter åtkomst i webbläsaren. Kamerabilden bearbetas på enheten för att läsa streckkoder; Plockivo spelar inte in eller laddar upp kameravideo. Du kan söka eller skriva in artikeln manuellt.

Behörigheter, kreditramar, lager och attestregler kan automatiskt avgöra om ett inköp får fortsätta. Reglerna ställs in för företagets inköp; Plockivo fattar inte beslut om din privata kreditvärdighet. Kontakta ansvarig butik eller arbetsgivare om ett inköp stoppas.

Läs mer om nödvändig lagring i vår cookieinformation.

9. Säkerhet och åtkomst

Plockivo använder HTTPS för kommunikation med webbplatsen. Inloggningssessioner hanteras av servern med skyddade cookies. Åtkomst till verksamhetsuppgifter kontrolleras efter aktuell identitet, organisation, roll och mandat. Vissa administrativa funktioner kräver tvåstegsverifiering.

Du kan granska och återkalla sessioner via kontots säkerhetsfunktioner. När du använder en delad enhet ska du logga ut och hantera nedladdade filer, som kan finnas kvar på enheten även efter utloggning. En export ska bara delas med behöriga mottagare.

Om du misstänker obehörig åtkomst eller att personuppgifter har röjts, kontakta oss och ange vilken funktion och tidpunkt som berörs. Skicka inte lösenord, engångskoder, fullständiga sessionsuppgifter eller återställningslänkar.

10. Så gör du en begäran

1. Beskriv vad du vill få prövat. Ange om frågan gäller ditt personliga konto eller uppgifter hos en viss butik eller arbetsgivare. Lämna bara de uppgifter som behövs för att hitta rätt behandling.
2. Vi kontrollerar identitet och ansvar. En proportionerlig identitetskontroll kan behövas. Om organisationen ansvarar för behandlingen hjälper vi dig vidare till rätt part.
3. Du får ett svar. Vi svarar normalt inom en månad. Om en tillåten förlängning behövs informerar vi dig inom den första månaden. Om begäran inte kan tillgodoses helt får du en förklaring.

11. Versioner och ändringar

Den aktuella versionen och uppdateringsdatumet visas överst. Vid väsentliga förändringar lämnar vi information på ett sätt som passar förändringen. Nya ändamål bedöms innan behandlingen ändras.